Klokkenluidersregeling

1. Definities

Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
Het kantoor: Nagtzaam Accountants & Fiscalisten, hierna ook te noemen: Nagtzaam;
De melder: degene die het vermoeden van een onregelmatigheid onder deze regeling meldt;
De werknemer: een melder die in dienst is van Nagtzaam;
Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer;
Complianceofficer: de door het bestuur van Nagtzaam aangestelde persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren;
Bestuur: het bestuur van Nagtzaam, belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling;
Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Nagtzaam, onder meer in verband met:
a) Een (dreigend) strafbaar feit;
b) Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
c) Een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving;
d) Een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden;
e) Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren;
f) Een (dreigende) onregelmatigheid in de sfeer van de persoonlijke omgang.

2. Procedure

Artikel 2
De melder meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij de complianceofficer, behoudens de situatie zoals bedoelt in artikel 3. Een werknemer meldt een vermoeden van een onregelmatigheid intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij de complianceofficer.
De complianceofficer of de leidinggevende legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, vast. Indien de melding is gedaan bij de leidinggevende brengt de leidinggevende de complianceofficer onverwijld op de hoogte van de melding.
De complianceofficer stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de complianceofficer ingesteld.
De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de complianceofficer wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.

Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de melder door de complianceofficer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

3. Melding aan het bestuur van Nagtzaam

Artikel 3
De melder kan het vermoeden van een onregelmatigheid schriftelijk melden bij het bestuur van Nagtzaam als bedoeld in artikel 1, indien:
a) hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 2 lid 6;
b) het vermoeden van een onregelmatigheid de complianceofficer betreft.
Het bestuur legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast.
Het bestuur stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door een door het bestuur aangewezen vennoot, niet zijnde de betrokkene, ingesteld.
De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van het bestuur c.q. de aangewezen vennoot, wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de melder door het bestuur c.q. de aangewezen vennoot schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

4. Rechtsbescherming

Artikel 4
Het bestuur draagt er zorg voor dat de werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als gevolg van het melden daarvan.
 
5. Inwerkingtreding

Artikel 5
Deze regeling treedt in werking op 1 september 2008